Administratie & Boekhouding

June 4, 2010 No Comments

Als ondernemer bent u verplicht een degelijke administratie bij te (laten) houden. Een administratie is niet alleen noodzakelijk voor de bedrijfsvoering en het invullen van de belastingaangiftes maar dient tevens als bewijs tegenover de belastingdienst. De administratie bestaat uit zowel schriftelijk als elektronisch vastgelegde gegevens. Uw boekhouding bestaat uit de bekende dagboeken welke in de verschillende boekhoudpakketten zijn terug te vinden:

• Kasboek en bankboek
• Voorraadadministratie
• Inkoopboek en verkoopboek
• Debiteuren en crediteuren beheer
• BTW administratie

De boekhouding moet natuurlijk gebaseerd zijn op de juiste feiten. U bent daarom verplicht om het bewijsmateriaal te verzamelen, overzichtelijk te ordenen en doorlopend te nummeren. In de praktijk komt het er op neer dat u behoorlijk wat archiefkast ruimte nodig heeft! Het gaat dan onder andere om de volgende gegevens:

• Personeelsadministratie (NAW gegevens, legitimatie, CV’s, beoordelingen, verlofdagen, ziektedagen, maatregelen bij ziekte)
• Loonadministratie (loonheffing, premies, etc.)
• Kasadministratie (saldo mag nooit negatief zijn!)
• Bankafschriften
• Debiteuren en crediteuren
• inkoop- en (kopie) verkoopfacturen voor BTW administratie
• Privé onttrekkingen goederen en diensten (ook voor de  BTW administratie)
• (Tussentijdse) controleberekeningen
• Contracten, uitgebrachte offertes en overige correspondentie
• Agenda’s en afsprakenboeken
• Alles bij elkaar een hele administratie! U bent er dan alleen nog niet want u moet ook nog eens al die formulieren van de belastingdienst en overige overheidsinstellingen invullen en retourneren. Daarnaast komt er bij een onderneming veel post binnen waarvoor u ook de tijd voor zal moeten nemen. In de praktijk moet de administratie op basis van routine plaatsvinden anders komt u niet meer aan ondernemen toe! Veel ondernemers laten daarom een groot gedeelte van de administratie over aan een boekhouder, administratiekantoor of accountant. Uiteraard zult u minder geld kwijt zijn aan een boekhouder, dan de twee andere opties. Als uw bedrijf niet al te groot en/of ingewikkeld is kunt u in de regel het best een boekhouder inhuren. Een boekhouder is in de regel veel goedkoper dan een administratiekantoor  of accountant.
  Laat u niet verblinden door de verschillende toevoegingen als AA, RA of FB. Hoe meer toevoegingen hoe hoger doorgaans het tarief. Bedenk allereerst wat u van een boekhouder verwacht. Wilt u alleen de jaarrekening op laten maken? Dan kunt u ook gewoon bij de plaatselijke boekhouder op de hoek terecht.

Boekhouder zoeken:
Voor het runnen van een administratiekantoor zijn echter geen papieren nodig, dus u dient er zelf zorg voor te dragen een goede boekhouder uit te zoeken. Een goede boekhouder moet met u meedenken en zodoende zijn geld vanzelf weer terug verdienen.

Administratie of advies:
Zoekt u een boekhouder voor de administratie of wilt u meer? Vooraf is het verstandig u om uzelf de vraag te stellen: Wat wilt u dat de financieel adviseur voor u doet? Wilt u alle administratie laten doen of een gedeelte van de boekhouding? Of wilt u ook advies over bijvoorbeeld pensioen, belastingzaken?

Boekhouder en accountantscontrole:
Veel zelfstandig ondernemers denken dat zij een accountantscontrole nodig hebben voor hun jaarcijfers en dat een boekhouder niet volstaat. Dit is een verkeerde veronderstelling. Een accountantsverklaring is nodig als u aan 2 van de volgende 3 eisen voldoet:
– de waarde van uw activa bedraagt € 4.400.000,- of meer;
– uw (netto) omzet bedraagt € 8.800.000,- of meer;
– het gemiddeld aantal werknemers in uw organisatie is meer dan 50.

Uw boekhouding op afstand:
Tegenwoordig is alles geautomatiseerd, en hoeft u uw bedrijf vrijwel niet meer uit. Met de nieuwste software kan de boekhouder op afstand uw boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien.

Welke taal spreekt uw boekhouder:
Krijgt u bij termen als belastingaangifte, jaarrekening en voorzieningen al sterretjes voor de ogen? Ga dan op zoek naar een boekhouder die uw taal spreekt. Iemand die in heldere bewoordingen uitleg geeft, en duidelijke antwoorden op al uw vragen geeft.

Integriteit:
De belangrijkste factor is een goede vertrouwensrelatie. Bij een eerste gesprek moet het al klikken met uw boekhouder. Hij krijgt immers inzicht u al uw geheime bedrijfsgegevens. Vaak fungeert een boekhouder ook als uw rechterhand. Mocht u direct al twijfelen aan zijn integriteit begin er dan niet aan.

Prijs van uw boekhouder:
Waarschijnlijk kijkt u het eerst naar het uurtarief. Zo maakt u een eerste selectie. Maar een laag uurtarief zegt niet veel over hoe hoog de uiteindelijke kosten zullen worden. Als er veel uren nodig zijn die vermenigvuldigd moeten worden met een laag uurtarief, volgt alsnog een hoge nota. In deze zin kan een boekhouder  nog duur uitvallen dan een administratiekantoor  of accountant.

Doorlopend nummeren:
Om fraude te voorkomen bent u verplicht de boekstukken doorlopend en opeenvolgend te nummeren en te dateren.

Administratie op orde houden:
Het is erg verstandig om met een vaste regelmaat de administratie op orde te houden. Zo bent u altijd op de hoogte van de stand van zaken en kunt u niets vergeten in uw nadeel. Daarnaast kan een goed bijgehouden administratie u veel tijd en geld besparen. Veel startende ondernemers gaan kopje onder omdat hun administratie een puinhoop is!

Actueel saldo kas en BTW:
Uit de administratie moet in ieder geval op elk moment van de dag het kassaldo en het saldo te betalen  BTW te achterhalen zijn. Het moge duidelijk zijn dat u heel wat uit te leggen heeft bij een negatief kassaldo.

Boekhoudsoftware:
Het is geen verplichting maar het maakt de boekhouding wel een stuk makkelijker en overzichtelijker: boekhoudsoftware.

Salarisadministratie:
Het kan verstandig zijn de salarisadministratie uit te besteden. De regelgeving verandert zo vaak dat het veelal efficiënter is om dit uit te besteden. Zeker als het personeelsbestand niet zo veel aan verandering onderhevig is kunnen de kosten laag blijven. Heeft u veel personeel in dienst dan wordt het voordelig om dit in eigen beheer te gaan doen.

Kleine ondernemersregeling BTW:
Verwacht u geen BTW te hoeven betalen als gevolg van de kleine ondernemersregeling dan kunt u ontheffing krijgen voor het voeren van een BTW administratie. Het bespaart u tijd maar u heeft ook geen recht meer op BTW teruggaaf bij een negatief saldo. In veel gevallen is deze regeling daarom niet interessant.

Spookfacturen:
Tijdens het administreren dient u alert te zijn voor de zogenaamde spookfacturen, factureren voor onbestelde goederen of diensten.

Ondernemerscapaciteiten:
Er komt veel kijken bij het starten van een onderneming, u zult daarom bij uzelf te raden moeten op welke gebieden u bijgespijkerd moet worden. Heeft u voldoende ondernemersbloed, vakkennis, besluitvaardig en doorzettingsvermogen, branche-ervaring, administratieve en fiscale kennis, financieel en commercieel inzicht? Kunt u een beetje onderhandelen, heeft u mensenkennis, overtuigingskracht? Het is verstandig om u eerst hierin te verdiepen en een grondige zelfanalyse uit te voeren voordat u besluit veel geld en moeite te investeren als startende ondernemer.

Last but not least:
Het doen van de administratie en boekhouding zijn meestal niet de leukste dingen. Het kost vaak meer tijd dan u denkt en het vereist zorgvuldigheid en concentratie. De contacten van Laxmiguru kan u hierbij ondersteunen of kan u het werk helemaal uit handen nemen. U heeft ten allen tijde inzage in uw eigen administratie via Exact online. Zo houdt u overzicht en bent u steeds op de hoogte van uw actuele, financiële situatie. Mocht u interesse hebben, dan vernemen wij dit graag via ons contact formulier voor zowel zakelijk als prive:

Volledige Administraties
Inkomsten Belasting
Omzetbelasting
Adviezen

Zoals ieder jaar dient uw aangifte voor 1 april te zijn ingediend!

 

Wij brengen u graag in contact met flexibele Administrateurs.

There is no ads to display, Please add some
Tags: administratie & boekhoudingInvesteren